Como organizar processos com o sistema kanban

A busca por melhorias e desenvolvimento dos processos tem sido constante, uma vez que o mercado está cada vez mais exigente e competitivo. A utilização de alguns sistemas e metodologias, contribuem para a organização e gestão de processos e de um time, aumentando a produtividade e trazendo melhores resultados.
Pensando nisso, o sistema kanban, é uma técnica de gestão visual desenvolvida para manter o ritmo de produção sempre constante, facilitando o entendimento dos processos, melhorando o planejamento e gestão de tarefas.

O que é o kanban e como aplicar?

Desenvolvido na década de 1950 pela empresa Toyota, o sistema se dá pela gestão visual das atividades. É um sistema que utiliza cartões de tarefas fixados em um quadro onde seja possível a visualização por todos. Sua utilização se dava nos processos industriais, afim de controlar a produção, vendas e estoque. Sua eficácia foi tão grande, que ainda hoje é um dos principais sistemas na gestão de processos, e sua utilização engloba todas as esferas da produtividade, em especial o gerenciamento de tarefas.

Mas como aplicar esse processo? Utilizando um quadro dividido em colunas com cartões subdivididos em “pendente”, “em andamento” e “concluído”, no qual os cartões ou até mesmo post-its são fixados. Conforme o andamento do projeto, o cartão com a atividade é direcionado para a respectiva coluna que corresponde ao seu atual status. Além de que, o uso de cores para dar prioridades ou atribuir uma responsabilidade, também pode ajudar a compreensão visual de todo o fluxo de trabalho.

Com esse sistema, torna-se mais fácil identificar quais tarefas vão ser realizadas, quais deverão ter o foco da equipe e quais já foram concluídas, para que a próxima etapa se inicie. Possibilitando também, a identificação de obstáculos, travas e prioridades no fluxo.

Quais as vantagens?

O Kanban tem como uma das principais vantagens, sua praticidade e baixo custo de implementação, podendo ser utilizado em qualquer nível da empresa, através de um quadro, ferramentas online ou até mesmo com posts-its, possibilitando a gestão de

O sistema ainda apresenta outras vantagens, como por exemplo:

– Priorização de tarefas;
– Aumento da produtividade;
– Melhora na comunicação entre equipes;
– Organizar pessoas e processos;
– Controle e aprimoramento de prazos de entrega;
– Visualizar a capacidade de produção da equipe;
– Eliminar atividades desnecessárias.

O Kanban funciona de forma interativa, ou seja, as tarefas evoluem para a próxima fase do processo somente após a conclusão da fase anterior. Esse recurso permite que os responsáveis pelo projeto priorizem os recursos com maior potencial ou urgência, fazendo ajustes quando necessário e direcionando as ações que a equipe deve realizar.
E quando um projeto é dividido em ações menores, permite mais foco em uma parte da equipe, além de revisões rápidas e eficientes. Dessa forma, riscos ou atrasos se tornam mais previsíveis e seu impacto pode ser minimizado, facilitando a resolução e conclusão rápidas.

Portanto a implantação deste sistema proporciona rapidez e eficiência no acompanhamento e gerenciamento de projetos, possibilitando um resultado final em menos tempo e maior qualidade!

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